Hostrups Have, Beboerrepræsentationen. Referat af det ordinære beboermøde i beboerrepræsentationen. Mødet blev afholdt i Sct. Thomas Kirke, Rolighedsvej 16, 1958 Frederiksberg C. Onsdag d. 19. februar 2020 kl. 19:00.

Pkt. 1. Valg af dirigent.
Jakob Møldrup-Lakjer, LLO, blev valgt.
Referent: Jette Wainø blev valgt.

Pkt. 2. Orientering ved beboerrepræsentationen.
Beboerrepræsentationen (BR) takker for jeres tillid og samarbejde og konstruktive inputs i det forgangne år.

Det er vores oplevelse, at vi ved årets afslutning kan beskrive det forgangne år, som året, hvor der er faldet mere ro
på BR’s arbejde.

Vi lagde ellers hårdt ud i første halvår med besøg af Frb. Huslejenævn på baggrund af BR’s indklagelse af istandsættelserne. Sagen faldt ud med påtale til udlejer om snarlig udvendig renovering af flere steder på
ejendommen samt indskærpelse af at vedligeholdelsesplanen overholdes i forhold til særligt vinduer og tag.

Da Frb. kommune satte deadline for udlejning af tomme lejligheder gik vi ind i en periode med talrige istandsættelser med gener for beboerne i form af både støj og skidt og rod. BR var derfor i denne periode hyppigt i
dialog med Heimstaden vedr. udbedring af disse gener.

Ind over sommeren blæste mildere vinde. Heimstaden hjemtog driften af Hostrups Have og vi indledte det nye samarbejde med et konstruktivt møde med både chef og administrator og byggeansvarlige. Vi har efter Heimstadens overtagelse oplevet talrige konstruktive og positive forandringer i både dialogen med Heimstaden men også mange
eksempler på konkrete udfordringer eller problemer som er blevet løst.

1) For at starte i det små har er kommunikationsgangen for beboere blevet ensrettet og tydelig og vores små, men for mange beboere vigtige ønsker om juletræ og juletræsfest- og senest håndtering af loftsrum og
opsætning af cykelstativer er blevet imødekommet.

2) Alle henvendelser omkring enkeltsager, fx skimmelsvamp, vandskader og lignende er håndteret professionelt og til lejernes fordel

3) Dialogen omkring flyttesynene har også båret frugt og ved udgangen af året har vi oplevet 100% tilfredse fraflyttere og et endeligt ophør med regninger, der ikke svarer overens med Heimstadens efterfølgende
renoveringer af lejlighederne.

I forhold til vedligeholdelsesplanen og Heimstadens vedligehold af ejendommen, oplever vi en meget professionel tilgang, hvor planerne overholdes eller ændres hensigtsmæssigt fordi noget kræver fremrykning eller hurtigere håndtering. Vinduesudskiftningen har afventet levering af vinduer fra fabrikkens side og forventes påbegyndt foråret 2020.

Beboerrepræsentationens egne opgaver og aktiviteter.
Vi skal endnu engang beklage de udfordringer vi oplevede i årets første halvdel i forhold til den elektroniske kommunikation.

VI har hele tiden været tilgængelige på mail, men vi har haft vanskeligheder med at sende orienteringsmails ud. Dette vil vi have mere fokus på i det kommende år. Arbejdet med at forbedre hjemmesiden er fortsat ikke i mål og vi håber at denne GF vil give mulighed for at supplere med kræfter der kunne brænde for denne del af BR’s arbejde.

I årets løb har BR udover deltagelse i mange flyttesyn også været synlige på det årlige loppemarked samt tæmmet en indviklet vimpel og senere indkøbt og opsat ny vimpel. Og vi er flyttet ind i BR’s lokale ved nr 27 – lige ved nedgangen til vaskeriet.

BR vil gerne – endnu engang – opfordre beboere til at komme med initiativer, der kan komme beboerne til gode. Der er økonomi til fælles aktiviteter – jfr. regnskabet, som vi vender tilbage til.

I forhold til BR’s arbejde har vi indimellem oplevet nogle misforståelser og udfordringer i det forgangne år, som vi gerne vil benytte lejligheden til at skabe mere klarhed over.

BR er en forening, der styrker beboernes stemme overfor udlejer og således i udgangspunktet skal tale alle lejeres sag. Vi oplever i perioder i BR en intens interesse i BR’s arbejde og ikke mindst arbejdsform fra enkelte lejere. Vi er altid glade for inputs fra lejere og vi går gerne ind i komplicerede enkeltsager eller sager, som er i alle lejeres interesse. Det er derimod en misforståelse at den primære henvendelsesvej ved utilfredshed som lejer er at benytte BR som sagsbehandler/mellemmand til udlejer.

Sagsbehandlingen for den enkelte lejer, fx ved klager over naboer, støj, fejl og mangler skal rettes til udlejer, evt. med cc til BR, sådan at Heimstaden får mulighed for hurtigt at gå ind i sagen og løse den. Det er rigtig godt, når vi orienteres, sådan at vi kan løfte tendenser/henstående problemer overfor udlejer, men vi har desværre set flere eksempler på at lejere er utilfredse med noget UDEN at de henvender sig til Heimstaden, hvorefter de så indleder med en klage til BR. Vi vil gerne opfordre beboere til hurtigst muligt altid at henvende sig til Heimstaden først via den officielle kommunikationsvej, sådan at problemer og frustrationer ikke ophobes uden at der har været mulighed for at løse dem i tide.

Vi vil samtidig også gerne opfordre til at kritik af BR’s arbejde eller arbejdsform rettes som individuel henvendelse via mail og ikke i form af reelt ubehagelige omtaler eller stikpiller på Facebook-gruppen eller lignende steder. Det er frivilligt arbejde at sidde i bestyrelsen, som vi alle passer som en del af en travl hverdag – der er masser af plads til flere aktive medlemmer og vi vil derfor appellere til både forståelse og opretholdelse af den gode tone i forhold til BR’s arbejde.

I forhold til tilgængelighed har vi i øvrigt netop fået opsat en postkasse sådan at mailløse beboere kan aflevere et skriv. NB denne kan ikke bruges til flyttesyn da den kun tømmes en gang pr måned forud for møderne i BR.

Medlemsorientering
Der er for nuværende 682 beboelses lejligheder i Hostrups Have. Et antal fraflyttede lejligheder er under renovering. Alle er automatisk medlemmer og kontingent betales via huslejen.

Økonomi
Foreningens økonomi ender igen i år med et overskud på lidt over 40.000 kr. Dette er i overensstemmelse med de forgangne år og foreningens økonomi må derfor betegnes som sund. Det er beboerrepræsentationens holdning, at der skal lægges en plan for anvendelse af en del af det genererede overskud, sådan at der ikke opbygges yderligere formue i 2020 og 2021 og at formuen i 2022 ikke overstiger 80.000-100.000 kr. Foruden fremlæggelse på GF vil BR fokusere på dette punkt i første og andet kvartal af 2020.

Afsluttende
Foreningens revisor Uwe Thomsen har revideret årets regnskab og takkes for indsatsen.

Fremtidig virksomhed
Hjemmesiden mere brugervenlig. Vedligeholdelsesplan, opfølgning på denne i samarbejde med udlejer.

Anvendelse af formue – beboerrettede aktiviteter, inputs er velkomne. I relation til den positive samarbejdsrelation med Heimstaden har vi også drøftet mulighed for i 2020 at gå i dialog omkring husorden samt at høre beboere om der er et generelt ønske om, at vi går til Heimstaden omkring et fest/beboerlokale.

Beretningen blev godkendt.

Der blev stillet spørgsmål:
-Hvordan kommer de nye vinduer til at se ud? Det er udelukkende Heimstaden som bestemmer det.
-Kommer huslejen til at stige når der bliver lavet vinduer og tag? Det vides ikke men kontakt LLO hvis der er stigninger i huslejen.
-Hvad med husdyr efter den nye husorden er kommet? Kan man søge dispensation? Der er altid mulighed for at søge eller anke men der foreligger ikke nogle principielle sager som har været i retten desangående.
-Hvad sker der med de rør som bliver lavet på bagtrapperne? Heimstaden kan evt. svare på det.
– Forslag om at bruge fælleslokale og evt. betale 10 kr. mere om måneden til fælles formål. Det tages med til bestyrelsen
– Kan man klage over for høj husleje? Ja det kan sendes ind til LLO
– Idè om at lave fastelavn igen. Det tager bestyrelsen med
– Undersøge om haven virkelig er kommunens. Det tager bestyrelsen med
– Undren over den renoverings politik som Heimstaden har med at f.eks. nye køkkener rives ud for at sætte et nyt køkken ind. Det kan LLO ikke svare på
– Spørgsmål om at bytte lejligheder? Det kan Heimstaden svare på.

Pkt. 3. Interesseforeningen fortæller om status på huslejesagerne.
Jette Wainø orienterer:
Delforhandlingen som skulle være d.29.1. blev udsat i boligretten samme dag da dommeren i Boligretten mente at det skulle indgå i en hovedforhandlingen som bliver 5.og 6.oktober 2020. Der vil meget snart komme information ud til medlemmer af interesseforeningen samt opkrævning for 2020.

Pkt. 4. Juridisk chef, Jakob Møldrup-Lakjer LLO, supplerer mht. huslejesagerne og det videre forløb.
Der ligger fortsat en lang række sager i kø i huslejenævnet, som afventer rettens endelige stillingtagen til de første afgørelser.
Udover de oprindeligt indbragte sager kører der ca. 5 sager for nævnet for ny indflyttede lejere.

Vi anbefaler fortsat, at de tidligere andelshavere ikke skriver under på de tilsendte lejekontrakter.

Særligt om de kommende lovændringer:
Pr. lovens ikrafttræden bliver det et krav, at moderniserede lejemål skal have energimærke C før de kan lejes ud so gennemgribende moderniserede. I dette lys, forventer vi, at ejendommen bringes op fra D til C i forbindelse med det forestående vindue- og tagprojekt.
For lejere, der flytter ind efter lovens ikrafttræden gælder videre, at deres leje ikke må overstige det lejedes værdi hvor lejen førhen blot ikke ‘væsentligt’ måtte afvige fra det lejedes værdi. Det kan derfor være en god ide for nye lejere at komme ind og tale med os.
Forslaget indeholder også en karensperioderegel hvorefter en ny ejer skal have ejet ejendommen i 5 år før man må modernisere og genudleje. Denne regel får ikke virkning for jeres ejendom, da den først finder anvendelse på overdragelser foretaget efter lovens ikrafttræden.

Pkt. 5. Regnskab til godkendelse.
Regnskabet er godkendt
Det var ikke alle som kunne åbne regnskabs dokumentet. Det drøftes med IT om man kan sende regnskabet ud igen, som er nemmere at åbne.
Kontingenter foreslås uændret 28,00 kr. pr. mdr.
Godkendt.


Pkt. 6. Valg af medlemmer til beboerrepræsentationen.

Kristine Lundsgaard, villig til genvalg. Genvalgt
Lisbet Albrectsen, villig til genvalg. Genvalgt
Lisbeth Meinicke, villig til genvalg. Genvalgt
Diana Hansen, villig til genvalg. Genvalgt
John M. Christiansen, modtager ikke genvalg.

Pkt. 7. Valg af Suppleanter til beboerrepræsentationen.
Jette Wainø Topsøe-Jensen er valgt

Pkt. 8. Valg af revisor.
Uwe Krøger er villig til genvalg.
Genvalg godkendt.

Pkt. 9. Indkomne forslag.
Der var indkommet 9 forslag. LLO’s repræsentant havde forud for mødet vurderet de indkomne spørgsmål i forhold til, om de kunne sættes til afstemning.

De spørgsmål, der omhandlede BR’s arbejdsform, fx kommunikationsmåder, omfang, indhold eller hyppighed af
orienteringsmails eller særlige indsats/fokusområder kunne ikke stilles til afstemning. Forklaringen på dette er, at BR vælges demokratisk og at det enkelte medlem af BR går til valg på hvordan man vil indgå i arbejdet.

Ønsker enkelte beboere en anden arbejdsform eller andre indsatsområder er BR’s demokratiske opdrag, sådan at beboeren kan stille op til BR og gå til valg på disse påtænkte ændrede former/områder

Alle spørgsmål blev læst op på mødet. De spørgsmål, der kunne sættes til afstemning, blev motiveret af forslagsstilleren og sat til afstemning. Nedenfor gengives resultatet af afstemningerne:


Følgende forslag er indkommet:

1. Forslagsstiller Stig Rasmussen HH 10.
Man bevilger et beløb på (xxx) antal kr. til indkøb, til skulptur i haven (edderfugl).
Efter e.v.t. beløb søges fonde til man har beløbet til denne.
Kunstneren er keramikeren Julie Høm fra Gudhjem.
Kommentarer fra BR: Da det er kommunen som disponerer over haven skal de spørges først. BBR kan ikke
lægge arbejdet i at søge fonde.

Stig Rasmussen foreslår at der bevilges 30.000 kr. fra BBR.
Forslaget er forkastet ved afstemning. 2. Forslagsstiller Uwe Krøier, HH 60.
Da foreningen efterhånden har akkumuleret en ret så pæn formue foreslås følgende: 2.1 
Der indkøbes en ’hjertestater’ til opsætning centralt i bebyggelsen fx ved nr. 23.
Forslaget forkastet ved afstemning.

2.2 
Vi bor rart og trygt her i Hostrups Have. Mange af vore medborgere har ikke tag over hovedet. Så det anbefales at støtte organisationen ’ Hus Forbi’ med kr. 9.000,-
(se side 2 i bladet ’Hus Forbi’)
Forslaget er vedtaget med flertal.
 
2.3 og 2.4 faldt under kategorierne BR’s arbejdsform/indsatsområder. Forslagene omhandlede hel eller delvis anvendelse af foreningens formue samt referater fra bestyrelsesmøder. BR tager de stillede forslag til drøftelse på kommende møder. 3. Forslagsstiller Henrik B Nielsen, HH 31
Forslaget faldt under kategorien BR’s arbejdsform, jfr. ovenfor. Forslaget omhandlede statusskrivelser samt tidspunkt for udsendelse af formandens beretning. LLO bekræftede at formandsberetningen kan udsendes med referatet fra GF. BR tager inputs vedr. hyppighed af statusskrivelser videre til drøftelse på kommende møder.
Kommentarer fra BR: BR håndterer samtlige henvendelser, der modtages. Der kan være sagsbehandlingstid, hvis vi skal have fat i Heimstaden eller LLO.
Er ikke egnet til afstemning
4. Forslagsstiller: Andreas Hougaard.
Forslaget faldt under kategorien BR’s arbejdsform, jfr ovenfor. Forslaget omhandlede tidsfrist for besvarelse
af beboerhenvendelser samt kommunikation i relation til orienteringsskrivelserne. Er ikke egnet til afstemning. Her henvises til det tidligere svar fra LLO og Beboerrepræsentationen.

10. Evt.
Spørgsmål om fraflytning hvis man er tidligere andelshaver.
-der opfordres til at tale med LLO inden fraflytning.
Forslag om at efterlyse en IT/hjemmeside interesseret.
Bestyrelsen har en beboer der hjælper p.t. men det er altid velkomment og man kan henvende sig til bestyrelsen.
Spørgsmål om tv pakker m.v. Yousee.
-det kan man ikke bindes af.

Tak for i aften.